在项目管理中,控制风险是项目计划的关键组成部分。一个深思熟虑的计划考虑了可能使项目陷入困境的所有风险,目的是最大限度地减少(如果无法消除)它们对项目的影响。失败在时间和金钱上都是代价高昂的。
并不是所有的风险都是平等产生的,遵守进度计划是项目成功的一个组成部分,项目管理团队必须知道如何优先考虑他们的风险。这就是风险分解结构的用武之地。
什么是风险分解结构 (RBS)?
在此之前您可能已经听过部分分解结构了:
· 工作分解结构(WBS):将项目分解为小的工作组成部分
· 组织分解结构(OBS):描述组织的结构以及不同工作和职位之间的关系
· 资源分解结构(RBS):按类型和类别列出项目的资源,如人员、材料和设备
· 风险分解结构(RBS或RiBS):将风险分类
风险分解结构是一个有序的风险分解列表,包括可能影响项目范围、进度和预算的风险(内部或外部、能预见或不可预见的)。它具有层次性和图形性。
风险分解结构允许您执行以下操作:
· 组织风险数据以便于理解
· 突出显示项目需要特别关注的区域
· 确定任何重复出现的风险主题
· 确定项目中风险集中的区域
· 定义项目的总风险敞口,这是对潜在损失的总结
· 概述风险管理流程
风险类别
风险分解结构对项目的风险进行分类,您可以将其进一步分解为任何级别的详细信息。项目的风险类别可以包括:
· 外部风险:这些都是您无法控制的风险。例如环境或监管风险、供应商和竞争对手。
· 内部风险:内部风险发生在内部,如缺乏资源、资金延迟或优先级错误。
· 技术风险:包括范围或需求定义的模糊性和技术过时。
· 项目管理风险:这些风险可能影响规划、沟通、项目控制等。
大多数风险都属于上述任何一种。但也有一些特殊情况,您可能会碰到其他的风险类别。
风险分解结构的应用
风险分解结构可以通过多种方式使用,包括:
#1:风险识别
风险识别确定、记录和传达可能阻碍项目实现其目标的风险。在此过程中可能存在的问题包括:
· 未来可能出什么问题?
· 过去出了什么问题,是否可能还会再次发生?
识别风险的几点建议:
· 选择风险识别方法:您可以使用许多工具和技术来识别潜在风险,例如:
○ 头脑风暴
○ 访谈或研讨会
○ 审查项目文件
○ 根本原因分析
○ SWOT(优势、劣势、机遇和威胁)分析
○ 德尔菲法,向专家小组发送多轮问卷,直到达成共识
· 创建风险登记表:也称为风险日志,风险登记表列出了您已识别的风险,以及每个风险的相关信息,例如风险的性质及其相关的风险管理措施。就像利益相关者登记表一样,它是一个在项目生命周期中更新的活文档。
#2:风险分析
风险分析评估项目的每一个风险事件,以确定其对项目目标或结果的影响。它遵循风险识别过程。
风险分析的几点建议:
· 定性与定量风险分析:使用定量和定性风险分析来评估每种风险的发生概率和项目影响,以暴露和优先考虑高影响风险。
· 更新项目文档:评估风险后,更新所有相关文档,如风险登记表和详细说明风险沟通策略的项目沟通计划。
#3:风险报告
持续有效的沟通是项目管理的基础。项目经理使用风险报告将风险评估结果传达给关键利益相关者,如客户或项目所有者。目标是:
· 帮助他们了解当前的风险、权衡和机遇
· 防止任何不愉快的意外
· 帮助他们做出风险知情的决策
关于风险报告需要知道:
· 项目风险报告与项目风险登记表不同:风险登记册包含所有已识别的项目风险,而高级管理层的风险报告通常只包括重大风险。
· 风险报告是一项标准的报告要求:项目风险报告是报告周期的一部分,通常每周、半月或每月设置。
#4:项目后审查
项目后审查是在项目结束时最推荐的一项。风险分解结构的几个好处之一是它们提供了充足的信息,您可以使用这些信息为未来的项目服务。
如何进行项目审查:
· 记录经验教训:除了审查项目的指标外,您的项目后审查可能包括对风险管理过程及其在项目失败或成功中的作用的评估。
· 审查项目后报告中的常见风险:项目后审查报告可能会发现重复出现的风险,使您的组织能够制定和实施预防措施。
#5:项目比较
如果您需要对两个项目进行排名,或者只选择一个项目,风险分解结构分析可以比较这些项目并了解其相关风险。
项目比较的几点建议:
· 使用相同的风险分解结构框架来比较项目:很难直接比较使用不同风险结构的两个项目。
· 应用其他风险评估方法:选择项目后,使用其他评估工具,如风险矩阵,对项目的风险敞口有更细致的了解。
风险分解结构示例
风险分解结构因项目和组织的性质而异。使用时需要 适当的类别,并根据需要添加尽可能多的细节。
建筑项目通常很复杂,涉及许多活动部件,包括许多合作伙伴和利益相关者,他们对所涉及的风险有着不同的期望和不同的理解水平。
建筑风险可能会带来可怕的后果。和所有类型的项目风险一样,它们在项目的整个生命周期中不断演变。风险分解结构使每个人都能很容易地达成共识。
未来是无法预测的。但有一点是肯定的:项目实施计划可能会以无数种方式失败。
如果您了解可能使项目脱轨的风险事件,那么您已经迈出了管理它们的第一步。
风险分解结构提供了一个简单的工具来识别项目风险。尝试构建它们以便更好地理解它们,确定它们的优先级以便您的团队知道哪些需要最需要关注,然后及时应用适当的预防或缓解措施。